Eliminar documentos

Nada puede eliminarse si no es conforme al procedimiento establecido, en caso de dudas deberá pedirse asesoramiento al Archivo Universitario.

Incluso aunque se haya realizado copia digital de los documentos. Es lo que dice la legislación básica al respecto, el art. 30.4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos: "En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan". Es decir, que la propia Ley que faculta la eliminación de los originales de los que se ha efectuado copia digital, remite a la Administración Pública competente establecer las condiciones en que se ha de regular esta eliminación.

En el caso de la Universidad de Huelva nos remitiremos a la Ley 7/2011 de 3 de noviembre de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía:

Artículo 18. "No se podrá eliminar ningún documento constitutivo del Patrimonio Documental de Andalucía, salvo en los supuestos y mediante los procedimientos establecidos reglamentariamente". Hacer , por tanto, otra cosa es una manifiesta ilegalidad.
Artículo 9.2. g) “Los documentos de las universidades públicas radicadas en Andalucía y centros y estructuras de ellas dependientes son documentos de titularidad pública, y como tales tienen la consideración de Patrimonio Documental de Andalucía”. Por lo tanto, les es de aplicación el artículo 18 ya citado.
Artículo 12.1. "Las personas al servicio del sector público tienen la obligación de custodiar los documentos que tengan a su cargo. La custodia de documentos de titularidad pública conlleva la obligación de preservarlos”.
Artículo 71. Infracciones muy graves.

Tendrán la consideración de infracciones muy graves

La eliminación o todas aquellas actuaciones u omisiones que lleven aparejada la pérdida, desaparición o que produzcan daños irreparables en los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz.
La eliminación de documentos de titularidad pública prescindiendo de los procedimientos reglamentariamente establecidos a los que se refiere el artículo 18.
La publicación, utilización indebida o permitir el acceso a la información contenida en aquellos documentos que tengan algún tipo de reserva en su acceso o estén restringidos o protegidos por ley.
La reincidencia en la comisión de más de una infracción grave en el término de un año cuando así haya sido declarado por resolución firme.

Documentos que sí son susceptibles de ser destruidos sin necesidad de recurrir al procedimiento establecido

Copias de documentos originales que estén localizados.
Copias de documentación contable, cuyos originales estén bajo la custodia en los servicios de Asuntos Económicos.
Las notas internas que no forman parte de ningún trámite ni contienen información relativa a ningún procedimiento administrativo.
Los mensajes electrónicos que contengan una comunicación no incluida en algún procedimiento o sean equivalentes a una comunicación telefónica. Sin embargo, sí que se conservarán los documentos asociados al mensaje de correo, siempre que hagan referencia a un procedimiento.
Los borradores de documentos cuando exista el documento definitivo.
La propaganda, catálogos, y publicaciones comerciales u otros documentos impresos de entidades externas.
Sin embargo, sí que es muy importante enviar al Archivo todos los folletos, carteles, fotografías o publicaciones impresas relativas a la UHU y a las actividades organizadas por la Institución o realizadas en ella.
Los fax, siempre que se conserven los originales del documento.
La documentación de apoyo informativo (fotocopias de BOE, BOCAM u otras publicaciones oficiales, etc.), que ya se ha tratado en apartados anteriores.

La eliminación de documentación en el archivo de oficina deberá hacerse siempre de manera controlada, teniendo en cuenta lo dispuesto por la legislación sobre protección de datos de carácter personal. Para ello se utilizará una máquina destructora. En caso de duda se recurrirá al servicio de destrucción segura del Archivo Universitario.