Instrucción Rectoral de 17 de Junio de 1999,
Relativa a la Elaboración de Certificaciones
Expedidas por Órganos de la Universidad de Huelva.

 

Vista la ausencia de criterios homogéneos con los que elaborar las certificaciones expedidas por los órganos de la Universidad de Huelva,

Considerando la conveniencia de contar con dichos criterios, para normalizar la elaboración de tales certificaciones, y asimismo, en orden a agilizar su expedición, evitando una innecesaria multiplicación de las firmas incluidas en las certificaciones,

Vista la propuesta elevada a estos efectos por la Secretaría General,

Visto el artículo 21 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común,

Visto el artículo 18, párrafo primero, de la Ley Orgánica 11/1983, de 25 de agosto, de Reforma Universitaria,

RESUELVO:

La aprobación de la Instrucción que se adjunta como anexo, relativa a la elaboración de certificaciones expedidas por órganos de la Universidad de Huelva.

Huelva, 17 de junio de 1999

Antonio Ramírez de Verger Jaén,
Rector Magnífico.
 

 Anexo que se Cita:

Instrucción de 17 de Junio de 1999,

Relativa a la Elaboración de Certificaciones

Expedidas por Órganos de la Universidad de Huelva.

PRIMERA.- Ámbito de aplicación.

Esta Instrucción es de aplicación a la elaboración de certificaciones o certificados oficiales por los órganos de la Universidad de Huelva, salvo cuando exista una norma legal o reglamentaria, propia de la Universidad o externa a ella, en la que se establezcan disposiciones contrarias al contenido de la Instrucción, especialmente por lo relativo a la competencia para expedir la certificación.

SEGUNDA.- Competencia para la expedición de la certificación.

1. - La determinación de la persona que debe expedir y firmar la certificación en cada caso se efectuará de acuerdo con las reglas generales siguientes:

Los secretarios de los órganos colegiados serán responsables de la expedición de las certificaciones de los acuerdos adoptados por el órgano en cuestión.

Los secretarios de los centros serán responsables de la expedición de las certificaciones de datos o informaciones obrantes en los libros y archivos oficiales de los centros.

Los secretarios de los departamentos serán responsables de la expedición de las certificaciones de datos o informaciones obrantes en los libros y archivos oficiales de los departamentos.

2. - La determinación de la persona que debe expedir y firmar la certificación en los órganos pertenecientes a los servicios centrales de la Universidad se efectuará de acuerdo con las reglas siguientes:

Las unidades administrativas serán responsables de la expedición de certificaciones de datos o informaciones adscritas a su competencia, u obrantes en los libros y archivos custodiados por cada una de ellas.

La certificación será expedida por la máxima unidad administrativa existente en cada área funcional de la Universidad, atendiendo a la escala de Servicios, Secciones y Negociados.

Cuando el contenido de los datos a certificar exceda del ámbito competencial propio de dichas áreas, la certificación será expedida por el Vicerrector o, en su caso, por el cargo académico o unidad administrativa que éste designe.

El Secretario General podrá expedir certificaciones de cuantos datos obren en la documentación oficial de la Universidad, a cuyo efecto recabará los oportunos informes de los órganos o unidades administrativas concernidos.

3. - El emisor de la certificación es responsable a todos los efectos de la veracidad de los datos certificados.

TERCERA.- Competencia para visar la certificación.

1. - Los superiores jerárquicos del responsable de emitir la certificación podrán someter la emisión a su propio visto bueno, o al de otra autoridad dependiente de ellos, de acuerdo con las siguientes reglas:

El Rector podrá exigir su visto bueno para las certificaciones expedidas por cualquier órgano de los servicios centrales de la Universidad.

Los Vicerrectores, el Secretario General y el Gerente podrán exigir que las certificaciones expedidas por los órganos dependientes de cada uno de ellos cuenten con su propio visto bueno, o con el de otro cargo académico dependiente del Vicerrectorado, de la Secretaría General, o de la Gerencia, respectivamente, como Directores de Área, Vicesecretario General, o cualesquiera otros.

Los Decanos o Directores de Centro podrán exigir su visto bueno, el de un Vicedecano o Subdirector, o el del Secretario, para las certificaciones expedidas por los órganos del Centro.

Los Directores de Departamento podrán exigir su visto bueno para las certificaciones expedidas por el Secretario del Departamento.

2. - Para que este visado resulte exigible será preciso adoptar la correspondiente resolución por parte de la autoridad que imponga el visto bueno, y su puesta en conocimiento al responsable de expedir la certificación.

CUARTA.- Procedimiento de expedición de la certificación.

1. - Como regla general, la certificación se expedirá previa solicitud del interesado, de la que se conservará copia archivada.

2. - Asimismo, se conservará en el archivo una copia de la certificación expedida, cuando ello no suponga una grave disfunción para el normal ejercicio de las funciones del órgano emisor, debida al volumen de certificaciones expedidas (como es el caso de las relativas a calificaciones de alumnos), o a cualquier otra causa.

3. - Una vez emitida, la certificación será notificada o entregada al solicitante.

QUINTA.- Estructura y contenido de la certificación.

1. - La certificación constará de encabezamiento, cuerpo y pie.

2. - En el encabezamiento figurará el nombre y apellidos de quien expide la certificación, así como el cargo o puesto que desempeña (omitiendo todo tratamiento, como Excmo., Ilmo., D., o cualquier otro), y seguido del término "CERTIFICA:".

3. - En el cuerpo figurarán los datos o hechos certificados, incluyendo, si fueran precisas, las indicaciones siguientes:

el solicitante de la certificación.

los efectos a los que se expide el certificado, si éste hubiera sido solicitado para algún efecto específico.

la fecha de validez del certificado, cuando éste sólo fuera válido durante un período determinado de tiempo.

4. - En el pie figurarán la fecha y la firma de quien certifica, sin necesidad de acompañarla de antefirma ni de firmado; y asimismo, la estampación del sello del órgano que expide la certificación. Cuando la certificación estuviera sometida a visto bueno, se hará constar la correspondiente referencia en el pie, acompañada de la antefirma, la firma y el firmado de la autoridad que efectúa el visado.

5. - Los órganos de la Universidad de Huelva podrán crear impresos normalizados en los que expedir las certificaciones de su competencia.

 

MODELO/EJEMPLO DE CERTIFICADO:
 

EDUARDO GAMERO CASADO,

SECRETARIO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE HUELVA,

 

CERTIFICA:

Que según consta en los libros y archivos obrantes en la documentación oficial de esta Universidad, D...... ha sido miembro del Claustro Constituyente de la Universidad de Huelva durante el período comprendido entre el ..... y el ......

El presente certificado se emite a petición del interesado, y para que conste a los efectos de su participación en la convocatoria de...., teniendo validez hasta...[estos datos se recogerán cuando fuera preciso hacerlos constar].

 

Huelva, [fecha de expedición de la certificación].

 

[firma de quien emite la certificación]

[cuando se haya impuesto visado:

Vº Bº

EL RECTOR,

Fdo.: Antonio Ramírez de Verger Jaén.]