Boletín Oficial Univ. Huelva

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¿Buscas algún documento u otro tipo de información?

El Archivo Universitario custodia la documentación procedente de los archivos de oficina a la que se ha determinado su conservación definitiva, actuando así tanto de archivo intermedio como histórico. Sus fondos pueden ser consultados con fines administrativos, jurídicos o de estudio e investigación. Se puede consultar y solicitar todo documento o información que sea necesario:

  • Documentos
  • Convenios
  • Servicios
  • Otro tipo de consulta
Ponte en contacto con nosotros

Cualquier sugerencia, petición de información o cuestión relacionada con los archivos universitarios de la Universidad de Huelva será atendida electrónica, telefónica o presencialmente.

HORARIO:

Lunes a viernes de 9:00 a 14:00 h.

CONTACTO:

archivo@sc.uhu.es

959 218 413 - 218 240

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FAQ's

¿Qué documentación forma parte del patrimonio documental de la UHU?

Forma parte del Patrimonio Documental de la Universidad todo documento generado por cualquiera de los órganos de gobierno y administración, así como sus órganos de representación, departamentos, centros o institutos universitarios en el desempeño de sus funciones. Así mismo, se considerarán parte de su patrimonio todos los documentos adquiridos en el futuro por donación, depósito, compraventa o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurídico.

¿Qué es un documento de archivo universitario?

Se considera documento de archivo toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, analógico o digital, que son testimonio de las actividades propias de la Universidad en el cumplimiento de sus fines y que no formen parte del Patrimonio Bibliográfico.

Así mismo se considera documento de archivo todo aquel que, sin ser testimonio de las actividades propias de la Universidad, se considere patrimonio cultural merecedor de ser conservado.

¿Qué caracteriza a los documentos de archivo?
  • Los documentos de archivo forman conjuntos orgánicos que responden a la actividad de la oficina productora. Están relacionados con los que le preceden y los que le siguen, tienen carácter seriado.
  • Son ejemplares únicos que reflejan la actuación o actuaciones para la resolución de un asunto. Son originales, o tratados como tales.
  • Testimonian las actividades de la Universidad en el cumplimiento de sus fines.
  • Son portadores de derechos y deberes de la Administración y los administrados.
  • Son fuente primaria de información.
  • Tienen una serie de valores tanto primarios (administrativo, legal, fiscal, jurídico) como secundarios (valor informativo e histórico).
  • Forman parte del Patrimonio Documental de la Universidad.
¿Qué es un sistema de gestión documental?

El sistema de gestión documental es el conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, y dirigidas a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación de los documentos, o a transferirlos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y lograr una gestión y accesibilidad eficiente y eficaz.

¿Qué son los documentos esenciales?

Los documentos esenciales de la UHU son los que garantizan su continuidad, pervivencia y actividad después de un desastre. Entre estos documentos se encuentran los Estatutos, las actas de los órganos de gobierno, las actas de notas de los estudiantes o las elecciones de los órganos de gobierno entre otros.

Aparte de los documentos esenciales se deben establecer todos los tipos documentales susceptibles de conservación conforme las correspondientes tablas de valoración.

Consejos prácticos para la organización y tratamiento de documentos

Organizar documentos Oficina

La organización del archivo de oficina debe basarse en el Cuadro de Clasificación Documental de la Universidad en el que aparecen recogidas todas las series documentales generadas por las diferentes unidades administrativas

Eliminar documentación Oficina

La eliminación de documentación en el archivo de oficina deberá hacerse siempre de manera controlada, teniendo en cuenta lo dispuesto por la legislación sobre protección de datos de carácter personal. Para ello se utilizará una máquina destructora

Transferencias al Archivo Univ.

La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de las distintas oficinas de los Servicios, Centros, Departamentos, etc. al Archivo Universitario, que se hace cargo de su gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta.

Acceder a documentos custodiados

El acceso a la documentación custodiada por el Archivo Universitario, siempre y cuando el peticionario sea miembro de la comunidad universitaria o persona autorizada, se podrá realizar de tres formas.

Vaciado despachos profesorado

Es frecuente que en el momento de cesar en su actividad, o por un traslado de despacho, el profesorado deba realizar una selección de los documentos que ha ido acumulando a lo largo de su labor docente e investigadora.

Comunicaciones

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