Los objetivos principales que se pretenden son los siguientes:

• Optimizar el aprovechamiento del espacio, aliviando las oficinas y despachos de documentos en las oficinas del exceso de documentos.
• Trasladar al archivo central, como servicio especializado, las funciones de la gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos.
• El expurgo o destrucción controlada de documentación.

1. Las copias y los duplicados de documentos originales que estén perfectamente localizados.
2. Las copias y duplicados de documentación contable, cuyos originales estén bajo custodia.
3. Las notas internas, cuando no forman parte de un trámite y no contengan información relativa a algún procedimiento administrativo.
4. Los mensajes electrónicos que contengan una comunicación no incluida en algún procedimiento o sean equivalentes a una comunicación telefónica. Sin embargo, sí que se conservarán los documentos asociados al mensaje de correo, siempre que hagan referencia a un procedimiento.  
5. Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo (éste último sí que se conserva).
6. La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas. Sin embargo, sí que es muy importante enviar al Archivo todos los folletos, carteles, fotografías o publicaciones impresas relativas a la Universidad de Huelva y a las actividades organizadas por la Institución o realizadas en ella.  
7. Los catálogos y publicaciones comerciales.  
8. Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento.  
9. La documentación de apoyo informativo (fotocopias de BOE, DOG u otras publicaciones oficiales, etc.), que ya se ha tratado en apartados anteriores.

En caso de tener dudas respecto a la disponibilidad del documento original, es preferible no eliminar las copias. Así mismo todo expurgo o destrucción de documentos debe contar con su correspondiente evaluación y nunca destruir cuando se tenga duda al respecto.
 

El expurgo conviene realizarlo inmediatamente después de cerrarse el trámite para evitar la acumulación innecesaria de papeles en los archivos de oficina. Si no se hiciera en este momento, se deberá realizar en la fase de preparación de la transferencia de los documentos al Archivo General.

1.   Acordar las fechas de traslado y aclarar dudas respecto a la forma de enviar la documentación:

• Régimen y calendario de transferencia.

2.   Preparación de los documentos a transferir:

• Revisar los documentos:
  • Se comprobará que no falta ningún documento dentro de los expedientes o expedientes dentro de la serie documental.
  • Se verificará la ordenación correcta (numérica, cronológica o alfabética...) de los documentos.
  • Se separarán, si no se ha hecho con anterioridad, todas las copias, duplicados, borradores... y todos los documentos que no estén relacionados directamente con el asunto o actividad del expediente.
  • Los expedientes deberán estar libres de clips, grapas, gomas, carpetas de plástico o cualquier otro elemento que pudiese afectar a su conservación. Las carpetas colgantes serán sustituidas por carpetas de cartulina y las carpetas de anillas por cajas de archivo normalizadas.
• Agrupar los documentos en expedientes de acuerdo con la ordenación de los asuntos o actividades a los cuales se refieren (En el caso de que se considere imprescindible mantener unidos varios documentos en el interior del expediente se pueden utilizar subcarpetas de hojas de DINA 3).
• Colocar los expedientes en carpetas de cartulina proporcionadas por el Archivo o bien en las carpetas normalizadas, en cuya cubierta se anotará la descripción del expediente mediante etiqueta adhesiva según el modelo propuesto, en el que se harán constar los siguientes datos:
  • Nombre del órgano o de la unidad administrativa (Servicio, Sección, Negociado...).
  • Denominación propia de la serie documental que se transfiere y código de clasificación correspondiente.
  • Fechas extremas de los documentos que contiene el expediente.
  • Número de volumen, cuando un expediente por su extensión ocupe más de una carpeta.
  • Cualquier otra información de interés para la oficina, tal como título del expediente (para identificarlo entre los expedientes de la misma naturaleza o serie), o la signatura o número de referencia que tenga en la Unidad Administrativa de origen.
• Colocar las carpetas en cajas:
  • Las carpetas con los expedientes se guardarán en cajas de archivo normalizadas (que deberán llenarse sin llegar a estar apretadas ni semivacías). En casos de documentación que, por su tamaño o características, no pueda ser introducida en las cajas normalizadas, se utilizará el formato más conveniente.
  • Los expedientes se guardarán de forma ordenada siguiendo un orden ascendente y cronológico en cajas correlativas, según un orden de mayor a menor edad.
  • El Archivo no admitirá documentación suelta ni guardada en contenedores que no sean las cajas normalizadas.
• Rotular las cajas con tejuelos normalizados, en los que se harán constar los siguientes datos:
  • Número de identificación de la caja dentro de la transferencia a lápiz (que será correlativa y se corresponderá con el número asignado en la hoja de remisión de documentos).
  • Unidad/Centro o Servicio.
  • Nombre de la serie documental que contiene.
  • Primera y última fecha de la documentación contenida en la caja.
• Redacción de la hoja de remisión de documentos:
  • Se cumplimentarán tres copias de la hoja de remisión de documentos, dos copias se enviarán al Archivo y la tercera quedará en poder de la oficina correspondiente para su control e información interna.
  • Este documento cumple una doble función: como elemento que prueba el traspaso de documentación que se va a efectuar, y como medio que facilita el control y la localización de los documentos.
  • En la hoja de remisión de documentos, la oficina remitente hará constar los siguientes datos:
    • Datos de la cabecera: nombre del órgano remitente; nombre, teléfono y dirección de email del responsable; fecha de la transferencia; número total de cajas de archivo que se transfieren, número de transferencia (este dato será asignado por el Archivo).
    • Descripción: número de orden de cada una de las cajas que componen la transferencia; denominación de la serie y contenido específico de cada caja; fechas extremas; periodo de vigencia administrativa; signatura (este dato será cumplimentado en el Archivo); sello del órgano remitente y firma del responsable.

3.   Formalización de la transferencia, que será responsabilidad e irá a cargo del organismo remitente:

• El Archivo comprobará la conformidad entre lo reseñado en la hoja de remisión y la documentación recibida (en caso que no haya coincidencia la hoja será devuelta a su remitente para subsanar los errores detectados).
• Se devolverá a la oficina correspondiente un ejemplar de la hoja de remisión, firmada y sellada por el Archivo, como confirmación de que la transferencia ha sido realizada.
• Las copias de las hojas de remisión han de ser guardadas y ordenadas por el organismo remitente y conocidas por su personal.