El servicio de videoconferencias está disponible para el personal docente e investigador (PDI) y personal de administración y servicios (PAS) de la Universidad de Huelva, así como para representación estudiantil debidamente acreditada. La reserva de las salas de videoconferencias la llevará a cabo el usuario solicitante con al menos una semana de antelación, y no antes de un año, a la fecha prevista de inicio del acto.

En el plazo de dos días lectivos se confirmará la disponibilidad y en su caso, aceptación por parte de la Universidad de Huelva.