Canal interno de denuncias

El Canal de Denuncias en la Universidad de Huelva es un canal seguro de participación electrónica que nace de la necesidad de ofrecer un espacio que permita tanto a la comunidad universitaria, como a la ciudadanía en general, presentar denuncias a través de Internet.

Este canal incorpora mecanismos que garantizan la confidencialidad de todas las informaciones y ofrece un espacio de comunicación segura para mantener contacto con la Universidad y permitir la interacción entre ésta y los denunciantes de manera anónima.

Gracias a este canal se posibilita que cualquier persona o servidor público pueda facilitar información sobre casos constitutivos de fraude, corrupción o de conductas fraudulentas o ilegales contrarias a los intereses generales, de los que tenga conocimiento, sin sufrir represalias.

Es, por lo tanto, un medio de lucha contra el fraude que preserva la identidad de la persona que realiza la comunicación y que, además, incorpora herramientas para garantizar también los derechos de las personas que sean denunciadas.

Conviene señalar que para evitar que se haga un mal uso del buzón, se analiza la verosimilitud de los hechos denunciados aplicando criterios estrictos para dar curso, o no, a las comunicaciones realizadas. Si la persona denunciante actúa con consciencia de la falta de veracidad de los datos aportados, o con la única finalidad de denigrar a la persona o a la institución denunciadas, se le podrán exigir las responsabilidades que correspondan.

Podrán presentar comunicaciones según el artículo 3 del SICPI las siguientes personas físicas:

• Todo el personal de la Universidad de Huelva.
• El personal voluntario en cualquier actuación organizada por la Universidad.
• Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores en contratos vinculados a la Universidad.

Sin perjuicio de lo previsto en los apartados anteriores, cualquier persona podrá formular una denuncia anónima.

Se pueden comunicar los hechos de corrupción que afecten a los intereses generales o a la gestión de los fondos públicos de los que tenga conocimiento.

Puede comunicar a través del Canal de Denuncias los actos de los que tenga conocimiento relacionados con:

• Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea. Posibles casos de uso o destino irregular de fondos públicos y de conductas opuestas a la integridad o contrarias a los principios de objetividad, eficacia y sumisión plena a la ley y al derecho.
• Conductas del personal al servicio de la Universidad de Huelva que comporten el uso o abuso en beneficio privado de informaciones que tengan por razón de sus funciones, o que tengan o puedan tener como resultado el uso o el destino irregular de fondos públicos o de cualquier otro aprovechamiento contrario al ordenamiento jurídico.
• Los actos o las omisiones que pudieran ser constitutivos de infracción administrativa, disciplinaria o penal que implique un quebranto económico para la Hacienda Pública o para la Seguridad Social.

A modo de ejemplo, es posible informar de las siguientes conductas:

• Uso o destino ilegal de fondos públicos.
• Desvío de subvenciones a fines ajenos a aquellos para los que se han otorgado.
• Irregularidades en la contratación pública.
• Arbitrariedades que determinan un acceso desigual a becas, subvenciones y servicios públicos.
• Aprovechamiento particular y arbitrario de bienes e instalaciones públicas.
• Conflictos de interés, incumplimientos del deber de abstención y de la normativa de incompatibilidades.
• Aceptación de regalos o de tratos de favor por parte de servidores públicos.
• Uso en beneficio privado de informaciones obtenidas en el ejercicio de funciones públicas.
• Lucro patrimonial injustificado de autoridades y funcionarios, derivado del ejercicio de sus responsabilidades públicas.
• Falta de transparencia y cualquier forma de obstaculización en el acceso a la información pública.

Si los hechos ya han sido denunciados ante las fuerzas de seguridad, los tribunales o el Ministerio Fiscal, no se podrá presentar una nueva denuncia.

En el supuesto de que la autoridad judicial o el Ministerio Fiscal inicien un procedimiento para determinar la relevancia penal de unos hechos que ya están siendo investigados por la Universidad de Huelva, se procederá a interrumpir sus actuaciones y aportar de inmediato toda la información de la que dispone, además de proporcionar el apoyo necesario a la autoridad competente.

• Identificación de la persona denunciante.
• Descripción de los hechos de la forma más concreta y detallada posible y la fecha aproximada en la que los hechos se produjeron.
• Identificación, siempre que sea posible, de las personas que hubieran participado en los hechos.
• Indicación de los procesos, convocatorias o expedientes afectados por la presunta irregularidad.
• En su caso, el órgano o entidad responsable de la gestión de los procedimientos en los que se hayan producido las conductas o hechos denunciados y los órganos y entidades a los que, adicionalmente y en su caso, se hubiera remitido la información.
• Cualquier documentación, evidencia, información o elemento de prueba que facilite la verificación de los hechos denunciados y la realización de las actuaciones que correspondan en relación con los mismos.

Para que las comunicaciones dirigidas al Buzón de Denuncias puedan ser tenidas en consideración y, en consecuencia, admitidas, han de cumplir los siguientes requisitos:

• Describir de la manera más detallada posible las circunstancias que faciliten la identificación de la actividad fraudulenta.
• Proporcionar toda la documentación disponible acerca de la situación que se comunica, o indicios objetivos para poder obtener pruebas por parte del órgano responsable de la gestión del canal de denuncias.
• Tener la certeza razonable de que la información que se traslada tiene una especial trascendencia para lograr la integridad y buen gobierno del sector público, o bien ayuda a evitar el fraude en el empleo de dinero público.

En cualquier caso, no se dará curso a la información recibida cuando la misma estuviera manifiestamente infundada o cuando la escasez de la información remitida, la descripción excesivamente genérica e inconcreta de los hechos o la falta de elementos de prueba suministrados no permitan realizar una verificación razonable de la información recibida y una determinación mínima del tratamiento que deba darse a los hechos comunicados.

Una vez se accede a la aplicación del Canal de Denuncias, se debe cumplimentar el formulario correspondiente con la siguiente información:

1. Identificación de las personas, órgano de gobierno, departamento, centro, instituto, servicio u otra entidad de la Universidad de Huelva que haya participado o cometido el fraude o irregularidad que se denuncia.

2. Descripción de los hechos.

Los hechos deben describirse de la forma más concreta y detallada posible, indicando la fecha aproximada en la que se produjeron, debiendo aportarse cualquier documentación o elemento de prueba que facilite su verificación. Asimismo, deberá indicarse si ha remitido esta información a otro órgano o entidad.

3. Documentación adjunta.

Toda aquella documentación relativa al asunto que se comunica, independientemente de su naturaleza: texto, audio, video…

Una vez presentada una denuncia por medio del canal, los denunciantes obtienen de la aplicación un código alfanumérico de acceso a un canal de comunicación confidencial.

El código asignado cuando se accede al canal es la única forma de acceso y es responsabilidad del denunciante conservarlo. Este canal seguro de comunicación electrónica garantiza la confidencialidad de las comunicaciones y ofrece la posibilidad de preservar el anonimato. Permite además mantener la colaboración con la Universidad en la comprobación de los hechos.

La pérdida del código de acceso supone, por parte del denunciante, la imposibilidad de acceder al seguimiento de la denuncia.

Es importante que se mantenga el diálogo entre los denunciantes y la Universidad por medio de este canal para facilitar las tareas de investigación y comprobación de los hechos.

La falta de respuesta a los requerimientos de información formulados a través del Canal de Denuncias puede suponer el archivo de las actuaciones.

Recibida la denuncia a través del canal de denuncias, se enviará confirmación de su recepción a la persona denunciante en el plazo máximo de 7 días naturales a partir de su recepción.
El seguimiento y toda la comunicación con el investigador o investigadora asignados a cada caso, se llevará a cabo exclusivamente dentro de la aplicación.
Inicialmente, se analizará la información recibida a efectos de determinar la admisión de la denuncia y el tratamiento que deba darse a la misma, realizando las verificaciones y actuaciones que se consideren necesarias.
A tales efectos, se podrá solicitar la documentación o información adicional que se estime oportuno, tanto a la persona que haya denunciado los hechos como a las áreas o servicios que pudieran disponer de ella o que pudieran resultar afectados. No se dará curso a las denuncias recibidas en los siguientes supuestos:

• Cuando los hechos denunciados no correspondan al ámbito de actuación de la Universidad de Huelva.
• Cuando ya se hubieran archivado otras actuaciones anteriores sobre los mismos hechos o similares, sin que se aporte ningún otro elemento relevante adicional.
• Cuando la escasez de la información remitida, la descripción excesivamente genérica o inconcreta de los hechos o la falta de elementos de prueba suministrados no permitan realizar una verificación adecuada de la información recibida.
• Cuando la información recibida fuera manifiestamente infundada o las conductas o hechos denunciados se fundamenten únicamente en opiniones.
• Cuando se trate de informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales que afecten exclusivamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación.
• Cuando realizado el análisis oportuno a los efectos de admisión de la denuncia e inicio de las correspondientes actuaciones de investigación se concluya, de forma motivada, que los hechos denunciados no son constitutivos de fraude ni irregularidad.

En el caso de que la denuncia no se admitiera a trámite, por cualquiera de las causas indicadas anteriormente, la inadmisión deberá ser motivada e implicará la devolución y archivo de la denuncia, informando de esta circunstancia a la persona denunciante.

La instrucción se iniciará solicitando información a los órganos, unidades o personas implicadas en los hechos denunciados, recopilando toda la información que se requiera para poder efectuar una primera valoración del caso, así como de posibles antecedentes o indicadores que puedan resultar de interés, con los límites que pudiera tener, en su caso, determinada información confidencial.

En el proceso de recopilación de información, que deberá desarrollarse con la máxima rapidez, confidencialidad, sigilo y participación de todas las personas implicadas, podrá ser necesario entrevistar al personal afectado, testigos u otro personal de interés, si los hubiere. En todo caso, la indagación acerca de la denuncia debe ser desarrollada con el máximo respeto a los derechos de cada una de las partes afectadas.

El plazo para finalizar las actuaciones y dar respuesta al denunciante, en su caso, no podrá ser superior a tres meses desde la entrada en registro de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante por no ser preceptivo, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación.

Excepcionalmente, en casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales mediante resolución del responsable del SICPI.

La decisión será comunicada al denunciante, salvo que haya renunciado a ello, que la comunicación sea anónima o cuando el Responsable del Sistema considere razonablemente que la comunicación comprometería la protección de la identidad del informante, debiendo quedar constancia de estas circunstancias.

Se adoptarán las medidas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a todas las personas afectadas por la información suministrada en las comunicaciones del Canal de Denuncias.

La identidad de la persona que informa será confidencial en todas las etapas del proceso de investigación y resolución de la denuncia, por lo que no se divulgará a terceros ni, por tanto, a la persona denunciada.

Sin perjuicio de lo anterior y en el marco de la normativa vigente, los datos de la persona que informa y del resto de intervinientes podrán ser objeto de comunicación a los juzgados o tribunales, al Ministerio Fiscal, a las fuerzas y cuerpos de seguridad del estado y al resto de autoridades competentes cuando resulte necesario para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan como consecuencia de las investigaciones llevadas a cabo con motivo de las comunicaciones formuladas.